除非你不打算成为一个脑力劳动者，否则，踏上职场的你将不可避免地和电子邮件打交道。我相信，在此之前，没有人告诉过你如何写好电子邮件，让你的邮件看起来更加专业。
没有告诉你如何撰写电子邮件，是中国教育制度的错。而今天我告诉你了，你却不想学，某天不小心砸掉了饭碗，那就是你自己的问题了。
电子邮件从来就不是高效的沟通工具，它更像一份流转缓慢的备忘录。邮件沟通是对另一方时间的尊重，另一方可以在不太紧迫的情境之下，充分思考并予以处理，且可追溯。因此，如果你需要即时的确认或复核，请与对方面对面沟通或打电话，不要用发邮件代替！不要因为沟通不及时而发生问题之后，把已经发送了邮件作为推卸责任的借口。
以下是关于撰写电子邮件的若干规范或建议：
正确地使用“发送”、“抄送”、“密送”
请牢记一个原则，只给需要信息的人发送邮件，尊重收件人的时间，不占用无关人员的时间。
（1）To（发送给）
对方应该与邮件内容直接关联或有密切联系的人，例如你的任务接口人。对方理应回复或应根据邮件内容采取下一步行动。
（2）CC（抄送）
你仅仅需要对方知晓邮件内容而已，他没有义务对邮件予以回应，当然如果他有建议，自然会回复。被抄送对象应该与邮件内容有一定的关联，比如说他是你的领导，或者你“To”的那个人的领导，或者是项目组成员。填个邮件地址很容易，但是请你务必想一想是否应该“抄送”，别把邮件抄送给毫无关联的人，浪费他人的时间还在其次，不妥当的抄送还会引发纷争。
小贴士：
如果你收到了一封被抄送的邮件，而你发现与此事无关，甚至有可能无缘无故被拉去垫背，那么你应该马上单独回复对方：“我有参与此事的必要吗？”，迅速扼制事态的恶化。
（3）BCC（密送）
通常情况下，不主张密送邮件，因为可能会引发未知的后果。除非有特殊原因，否则建议使用单独的 Forward（转发）。
我在盛大工作期间就听说一个故事：某中层干部BCC给陈天桥一个邮件，陈天桥点了全部回复，说了一句什么话……虽然我没看见，但可以想象到这个中层干部的上司脸都绿了……没过多久，这个中层干部就卷铺盖走人了。
小贴士：
TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则，一般按职位等级从高到低，职位等级相同的，可将年长者排在前面。
转发邮件要要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
邮件标题
邮件的标题需要一目了然。
- 一定不要空白标题，这是最失礼的；
- 标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题；
- 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；
- 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
- 适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
- 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。
建议按照“【主旨】＋【叙述】”的格式来撰写。
比如：“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”
比如：“【讨论】修订ABC项目合同”
（1）标题的主旨
方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件，并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。
方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件，所以当你想要找特定内容的邮件时，你会发现你能利用“主旨”的关键词将相关邮件全部筛选出来，邮件列表非常清晰。这对于主管级的人真是一个超好用的小功能。
（2）标题的叙述
建议标题的叙述部分，不要超过 10 个中文字，因为字数多，反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。
邮件的正文
（1）收件人
恰当地称呼收件者，拿捏好尺度。在英文中我们会常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”当作开头，不过在中文，目前似乎常看见的就是“某总”或是“某某你好”这样的敬称。没有敬语很容易会产生“命令口吻”或是“平等地位”等误会。所以收件人称谓要很注意。
邮件的开头称呼收件人既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
如果可以，请一定明确收件人，尽量不要用“All”来取代。收件人明确了，这样才能确保对方能回复并且执行。如果邮件内是超过 1 个人来负责不同任务，那么请分段写，这样更清晰。
（2）主要内容
邮件的主要目的是要让对方快速掌握需要执行的内容，所以需要保证以下几条：
- 邮件正文内容不要超过 800 字。如果 800 字都无法说清楚，请直接沟通，确定双方都达到共识后再发邮件。
- 如果需要传递的内容比较复杂，建议提供附件。附件多于五个，请打包发送（ Windows下用Winrar软件，不要用其他乱七八糟的软件）。附件体积超过20MB的，也许会塞爆对方的邮箱——听起来不可思议，可事实上有些单位的邮箱的技术还停留在上个世纪。此时你应该先问对方能不能接收大邮件，如果不能，应使用邮箱的超大附件功能发送。没有超大附件功能？呵呵，你的邮箱太Low了，换一个吧，或者用QQ传送。QQ传送之后请与对方在QQ上确认收到。
- 邮件内容如果能用类似本小节这样“项目列表”式说明是最好，两三句话就起个段落也不错，这能让看邮件的人快速阅读领会。
小贴士
按金字塔原理写邮件【日】小山龙介
我们的邮件要尽量短小简洁，并准确传达信息。
金字塔原理原本是麦肯锡公司（被称为世界顾问公司龙头的一家美国顾问公司）采用的一种文章书写法。这种方法在开头就提出结论，接着列举多个论据来支持结论，因此文章结构是金字塔的形状，这种结构的优点是使结论一目了然。
写邮件时，不仅文章结构很重要，简洁明了的排版也同样值得重视。即使按金字塔原理来写了，如果内容冗长，又没有换行，别人看起来就会非常的吃力。因此，我给自己制定了以下的规矩：
- 20字左右换一次行，最长不超过30字。横排太长会使邮件不便于阅读。
- 段落之间空一行，明确区分各个段落
- 需要罗列几项重要内容时（比如日期、地点等），应将这些内容总结为比较醒目的条目，以减轻读者的负担。
（3）注意小细节
如果邮件转发, 请列明转发内容的重点；如果是附件,也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明，这是很不专业的表现。
当附件邮件过大，建议将附件单独提供给“所需要的人”。或是在邮件上说明“如果需要，单独索取”，尤其邮件 To & CC 人员很多的时候特别注意这一点。
建议一封邮件不要超过 2 种不同的视觉形式变化。 中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。除非收件人（TO、CC）只懂英文，否则你不应该主动发起英文邮件——公司规定例外，请允许我鄙视一下这样的公（sha）司（bi）规定。
结尾署名
署名对于对外联系人员非常重要，因为它包含着个人信息，比如名字、职称、部门、电话、邮箱/ IM（即时通讯）、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。
署名也代表着公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。
- 签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
- 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
- 不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。
- 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些，配色可用深灰色。
- 最好别放保密条款：我有时候会收到署名后面挂着下面这种保密条款的邮件，不知道你看了后是啥感觉？我的感觉，好比是日常沟通，对方跑上来先跟我打个招呼：“陈总，你好，你所说的一切都可能成为呈堂证供，你同意的话，咱们就开聊，OK？”这样的条款能不挂就别挂吧——公司规定例外，请允许我再一次鄙视这样的公（sha）司（bi）规定。
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本邮件及附件所包含的信息均是保密的，且可能是有专用权的。如果您不是发件人意图发送的收件人，请立即删除并销毁本邮件及其所有附件，并通知发件人。 传播、转发和复制此邮件、附件以及相关信息，均是被法律严格禁止的行为。
注：本文内容来自于果合CEO韩沂纹以及网友文章（出处无从查考，欢迎著作权人认领），同时我根据自己的职场经验进行了修订，原创度约为20%。
